o   Komplexní řešení IPOS

Hlavním principem, umožňujícím zprůhlednění a zjednodušení všech řídicích procesů uvnitř firmy je podřízení všech částí systému IPOS konečnému cíli, kterým je rychlá a úspěšná realizace stavby. Všichni pracovníci jsou informacemi uvnitř systému IPOS vzájemně propojeni, což do firmy zavádí jasný řád a pevná pravidla.

§  Propojení technických a ekonomických dat

·        O konečné úspěchu každé stavby rozhoduje, jak byla stavba připravena, naplánována, řízena a vyhodnocována v celém průběhu výstavby. Bez vzájemného propojení technických a ekonomických informací v čase, nelze stavbu efektivně řídit a snižovat náklady na její realizaci.    

§  Centrální zpracování dat

·        V systému IPOS jsou veškeré informace o stavbě centrálně zpracovávány a zpřístupňovány všem pracovníkům stavební firmy podle jejich organizačního a pracovního zařazení. Individuálním nastavením přístupových práv jednotlivým pracovníkům je uvnitř celé stavební firmy zajištěna jasná osobní odpovědnost za svěřené činnosti i jimi pořízené informace. Centrální zpracování dat umožňuje snadnou kontrolu plnění pracovních úkolů a dodržování stanovených vnitropodnikových pravidel.

§  Zjednodušení řídicích procesů

·        Procesní propojení veškerých informací uvnitř jednotného informačního systému výrazně zjednodušuje jednotlivé řídicí procesy a konkrétním pracovníkům pro jejich řízení a rozhodování poskytuje pravdivé informace o aktuálním stavu realizace každé stavební zakázky. 

§  Snížení administrativy

·        Zpřístupnění aktuálních informaci o fyzickém i ekonomickém vývoji stavby v čase, odstraňuje zbytečné duplicitní zadávání dat, minimalizuje administrativní zatížení všech pracovníků stavební firmy a umožňuje soustředit pozornost na hlavní úkoly a jejich plnění.

§  Zprůhlednění toku nákladů

·        Propojením veškerých technických a ekonomických informací o stavbě, navíc v čase, existuje uvnitř systému IPOS aktuální digitální model stavby, který umožňuje plánovat, řídit i sledovat a vyhodnocovat aktuální stav realizace každé stavby, včetně vynaložených nákladů na její realizaci, bez budování zbytečných, nákladných a velmi často nefunkčních řídicích aparátů.  

§  Snížení rizik

·        Aktuální provázané technické i ekonomické informace o všech stavbách minimalizují rizika staveb, kterým se v průběhu výstavby nelze nikdy zcela vyhnout. Snadno dostupná, rychlá a pravdivá informace o aktuálním stavu kterékoliv stavby může výrazně ovlivnit její nepříznivý vývoj, včas reagovat a tím zabránit zbytečným ztrátám. 

o   32  Výrobní část

Veškeré technické informace o stavbě se zpracovávají ve výrobní části, která je uvnitř systému IPOS v čase propojena s ekonomickou částí. Výrobní část umožňuje zajišťovat veškeré činnosti související se získáním zakázky, její přípravou, realizací, vyhodnocením a předáním do provozu investorovi.

§  Obchodní činnost

·        V systému IPOS se evidují veškeré obchodné příležitosti, které lze plánovat a zařazovat do obchodního výhledového plánu, včetně sledování přípravy těchto staveb a vyhodnocování obchodní úspěšnosti stavení firmy.

§  Zpracování rozpočtů

·        Systém IPOS umožňuje zpracovávat nabídkové rozpočty a využívat obecné normativní základny (URS, RTS, OTSKP a další, případně tvořit a využívat pro cenové nabídky své vlastní normativní základny.  

§  Kalkulace nákladů

·        Vedle nabídkových rozpočtů lze přímo v systému IPOS zpracovávat detailní výrobní kalkulace, upravovat receptury i ceny zdrojů obecných i vlastních normativních zakladen na skutečné podmínky konkrétní stavby. Tím lze minimalizovat rizika i ztráty vzniklé z chybně stanovených nákladových a odbytových cen staveb.

§  Příprava staveb

·        O konečném úspěchu stavby a bezproblémovém průběhu realizace rozhoduje kvalitní příprava stavby. V současné době, kdy na pracovním trhu chybí stavebním firmám kvalifikovaní pracovníci, hraje příprava staveb rozhodující úlohu. V systému IPOS jsou připraveny nástroje, které stavební firmě umožňují efektivně, snadno a rychle zpracovat kvalitní přípravu staveb, včetně zapracování veškerých změn v průběhu výstavby i s omezeným počtem kvalifikovaných přípravářů.

§  Řízení postupu výstavby

·        Všechny připravené a zařazené stavby do výrobního programu stavební firmy lze velmi jednoduše v systému IPOS plánovat, sledovat a vyhodnocovat. Pro kvalifikované rozhodování o dalším postupu výstavby jsou k dispozici přehledné harmonogramy realizovaných staveb pro koordinaci a řízení dalšího postupu výstavby na všech realizovaných stavbách.

§  Zadávání a řízení subdodávek

·        Přímo v systému IPOS se vytváří dodavatelský systém, zpracovávají se podklady pro zadávání subdodávek, výběrové řízení a vyhodnocení subdodávek, načtení cen subdodavatelů do kalkulací staveb, fyzické sledování postupu subdodavatelů, kontrola termínů a ekonomické vyhodnocení průběhu subdodávek.

§  Harmonogramy

·        Základním řídicím dokumentem pro řízení postupu výstavby je technologický harmonogram. Každá stavba v systému IPOS má svůj harmonogram, díky němuž lze plánovat, sledovat a vyhodnocovat aktuální fyzický stav na kterékoliv stavbě proti skutečným ekonomickým výsledkům z účetnictví v čase.

§  Provedené práce

·        Zadáním provedených prací se do digitálního modelu stavby promítá fyzické plnění stavby, které umožňuje porovnávat skutečný stav proti plánovanému stavu, včas reagovat na případné skluzy a tím minimalizovat ztráty.

§  Fakturace

·        Ze zadaných provedených prací se automaticky vytvářejí zjišťovací protokoly pro fakturaci, které lze podle definitivního odsouhlasení investorem upravovat proti skutečně provedeným pracím na stavbě. Rozdílem mezi skutečně provedenými pracemi a odsouhlasenými fakturami investorem v systému IPOS automaticky vzniká pravdivá, detailně doložitelná nedokončená výroba.

§  Automatická aktualizace harmonogramů

·        Podle zadaných, skutečně provedených prací, lze průběžně automaticky aktualizovat harmonogramy všech realizovaných staveb, čímž v systému IPOS vzniká aktuální obraz o skutečném fyzickém plnění na jednotlivých stavbách proti původnímu plánu a termínům stavby dle smlouvy.

§  Bilance výrobního programu

·        Aktualizované harmonogramy všech staveb v systému IPOS umožňují provádět měsíční bilance aktuálního výrobního programu jednotlivých středisek, útvarů, divizí i celé stavební firmy. Provázané aktuální technické a ekonomické informace umožňují při bilancích rovněž vyhodnocení plnění minulého měsíce, bez zbytečného administrativního zatížení provozních a řídicích pracovníků stavební firmy.

§  Výkazy hospodaření

·        Veškeré technické a ekonomické informace realizovaných staveb se přehledně promítají do výkazů hospodaření, kde se velice snadno a přehledně získávají informace o aktuálním fyzickém i ekonomickém stavu jednotlivých staveb, středisek, útvarů, divizí i celé stavební firmy v čase. Není potřeba vytvářet žádné excelové tabulky, jenom se podívat na aktuální informace do systému IPOS.

§  Vyhodnocení průběhu stavby

·        Díky centrálnímu zpracování veškerých informací v jediném komplexním informačním a řídicím systému, mají všichni pracovníci uvnitř stavební společnosti k dispozici potřebné informace o stavbě nejen pro její vyhodnocení, ale především pro kvalifikované rozhodování a řízení dalšího postupu výstavby.

§  Controlling

·        Procesně provázané informace zajišťují uvnitř systému IPOS důsledný controlling, zavádějí do stavební firmy jasná a pevná pravidla, čímž výrazně zjednodušují a zprůhledňují cely systém řízení nejen jednotlivých staveb, ale i celé stavební firmy. Odstraněním excelových tabulek z řídicích procesů uvnitř stavební firmy, ve kterých lze velmi snadno výsledky upravovat a zkreslovat, se výrazně zrychluje a zjednodušuje celý controlling uvnitř stavební firmy.    

o   33   Ekonomická část

§  Komplexní ERP pro stavební firmy

·        Systém IPOS má uvnitř zabudován svůj vlastní komplexní ERP systém, upravený na specifické potřeby stavebních firem. ERP systém se skládá z jednotlivých procesně provázaných agend pro zpracování účetních dokladů, deníku, hlavní knihy, pokladny, vydaných a přijatých faktur, záloh, pohledávek, vzájemných zápočtů, elektronického bankovnictví, saldokonta, finančních analýz, účetních výkazů, výkazů DPH, státních výkazů atd..

§  Mzdy a personalistika

·        Součástí ERP systému IPOS je modul pro zpracování docházky, mezd a personalistiky umožňující evidovat skutečně odpracované hodiny na jednotlivých stavebních zakázkách a porovnávat je s kalkulací nákladů pro správné vyhodnocení pracnosti a využití těchto informací pro příští cenové nabídky.

§  Investiční majetek

·        Pro správné hospodaření s investičním majetkem se v systému IPOS zpracovávají informace o dlouhodobém majetku i dlouhodobém drobném majetku. Automaticky generované odpisy se vnitropodnikově kontují na zakázky a příslušná střediska pro zajištění správného hospodaření s investičním majetkem.

§  Půjčovna

·        Investiční majetek je uvnitř systému IPOS propojen s půjčovnou, která umožňuje automaticky vnitropodnikově i externě fakturovat zapůjčený majetek a sledovat náklady na pořízení a údržbu investičního majetku, včetně ekonomického vyhodnocení každého půjčovaného investičního majetku i finančního hospodaření půjčovny. 

§  Zásobování

·        Pro bezproblémový postupu výstavby je velice důležité zajistit včas a za co nejnižší náklady dodávky všech potřebných materiálů. Díky harmonogramům výstavby, provázaných s detailními rozbory a kalkulacemi nákladů, lze kvalifikovaně a v předstihu zajišťovat veškeré potřebné materiály, stroje, dopravní prostředky, vlastní i cizí pracovníky a subdodávky. K tomu slouží uvnitř  systému IPOS modul zásobování.

§  Sklady

·        Na modul zásobování jsou napojeny v systému IPOS virtuální sklady staveb, kde je ve fyzických jednotkách i v nákupních cenách evidován veškerý dodaný, rezervovaný a spotřebovaný materiál na každou jednotlivou stavbu. Sklady v systému IPOS nutí pracovníky k efektivnímu hospodaření s materiálem a šetří tím celkové náklady na realizaci staveb.

§  Dílny

·        Pokud stavební firma vedle realizace staveb provozuje také různé dílenské provozy, jako například autodílny, klempířské dílny, zámečnické dílny atd., je pro efektivní řízení těchto provozů uvnitř systému IPOS využíván modul dílny. Dílny fungují jako samostatná vnitropodniková střediska, kde se detailně sleduje každá výrobní zakázka podobně jako stavba.

§  Doprava

·        Při realizaci staveb uvnitř stavební firmy se využívají vlastní stroje a dopravní prostředky. Pro řízení střediska dopravy se v systému IPOS využívá modul Doprava, kde lze detailně sledovat a vyhodnocovat každý stroj nebo dopravní prostředek ať pracuje na vlastních stavbách nebo je pronajímán v případě volných kapacit mimo stavební firmu.

§  Lomy, betonárky, obalovny

·        Některé stavební firmy pro své vlastní potřeby i pro jiné stavební firmy provozují také lomy, betonárky a obalovny. Pro jejich efektivní řízení je systém IPOS vybaven také modulem pro tyto výrobní provozy, aby bylo možné sledovat, vykazovat a vyhodnocovat výkony a ekonomický efekt těchto pomocných vnitropodnikových provozů.

§  Odstranění časového skluzu ekonomických informací

·        Každé účetnictví je zatíženo časovým skluzem ekonomických dokladů. Pro efektivní rozhodování a řízení staveb je důležité z informačního systému stavební firmy získávat informace o skutečném ekonomickém výsledku stavby dříve než po měsíční účetní uzávěrce. K tomu uvnitř komplexního informačního a řídicího systému IPOS slouží nástroj pro automatický výpočet korekce ekonomických dat. Díky této funkcionalitě lze ze systému IPOS získávat skutečné ekonomické výsledky o stavbě v reálném čase bez čekání na účetní uzávěrku a zadávání dohadných položek.  

§  Výkazy staveb

·        Pro získání informací o skutečných nákladech stavby dříve, než dojde k zaúčtování příslušných prvotních dokladů do účetnictví se v systému IPOS využívají výkazy staveb. V těchto výkazech se průběžně eviduje docházka pracovníků, nasazení strojů a dopravy, dodaný a spotřebovaný materiál, včetně externích subdodávek. Z těchto dat se v systému IPOS automaticky generují korekce, které v předstihu, ještě než dojde k zaúčtování prvotních ekonomických dokladů, upřesňují skutečné náklady staveb. Po zaúčtování skutečných ekonomických dokladů se tyto korekce automaticky vypárují. 

§  DMS - el. oběh dokladů

·        Systém IPOS má uvnitř svůj vlastní DMS systém, který ze stavební firmy odstraňuje zdlouhavý proces odsouhlasování papírových dokladů. Digitalizace veškerých papírových dokladů a jejich elektronické odsouhlasení výrazně zrychluje oběh i schvalování těchto dokladů, zavádí jasná pravidla a umožňuje snadnou kontrolu nad oběhem veškerých potřebných dokladů uvnitř stavební firmy.  

o   34   Mobilní aplikace IPOS

Pro okamžitý přístup k informacím uvnitř systému IPOS a pro snadné a rychlé zadávaní potřebných informací do systému IPOS přímo ze staveb, má systém IPOS k dispozici svoji vlastní mobilní aplikaci pro tablety a chytré telefony s operačním systémem Android. Díky této mobilní aplikaci je možné mít u sebe, přímo v kapse, potřebné informace a přes internet se systémem IPOS odkudkoliv komunikovat.

§  Elektronické odsouhlasení dokladů

·        Přes mobilní zařízení IPOS lze odkudkoliv okamžitě prohlížet i odsouhlasovat příslušné elektronické dokumenty a dokonce směrovat příslušné částky odsouhlasených nákladů na jednotlivá střediska a zakázky podle nastavení příslušných práv konkrétních pracovníků stavební firmy a jejich pracovního zařazení.

§  Harmonogramy výstavby

·        V mobilním zařízení lze kdykoliv prohlížet a kontrolovat aktuální harmonogram výstavby a získávat informace o aktuálně odsouhlasených bilancích, včetně fyzických a finančních objemů plánovaných a provedených prací v kterékoliv fázi výstavby.

§  Výkazy hospodaření

·        Přes mobilní zařízení mohou pracovníci stavební firmy přímo v terénu okamžitě získávat aktuální technické i ekonomické informace o stavbách i svých střediscích, v souladu s jejich nastavenými přístupovými právy. Tyto informace je možné z mobilního zařízení získávat v číselných i grafických hodnotách pro jejich rychlou a velmi snadnou orientaci v obrovské záplavě informací.

§  Docházka

·        Přes mobilní zařízení lze přímo ze staveb velice snadno a jednoduše zadávat docházku pracovníků, ze které se díky vnitřním vazbám přenášejí podklady pro zpracování mezd a dokud nejsou definitivně zpracovány a zaúčtovány mzdy, dostávají se do korekcí z podkladů o docházce aktuální informace o výši očekávaných mzdových nákladů.

§  Sledování strojů a dopravních prostředků

·        V případě, že jsou přímo na stavbách přes mobilní zařízení ve výkazech stavby rovněž evidováno nasazení strojů a dopravních prostředků, existuje nejen dokonalý přehled o aktuálním využití těchto prostředků, ale podobně jako u evidence docházky se z těchto elektronických podkladů automaticky generují korekce pro očekávané náklady strojů a dopravy na stavbách.  

§  Objednávky

·        V mobilním zařízení lze také přímo na stavbách sledovat skutečné dodávky materiálů, strojů a ostatních služeb od externích dodavatelů. V případě že jsou podle vydaných objednávek vyplněny skutečné výkony odsouhlasené externím dodavatelům, rovněž se automaticky generují korekce, které v reálném čase doplňují již zaúčtované doklady a tím poskytují aktuální informace o skutečně vynaložených nákladech stavby bez časového skluzu těchto ekonomických informací. 

o   35   BIM technologie, 3D modely staveb

Dalším směrem vývoje v digitalizaci stavebnictví je využití BIM technologii, umožňující elektronickou komunikaci se všemi partnery výstavby. To umožňuje provázání potřebných informací o stavbě mezi jednotlivými partnery výstavby tak, aby technické, ekonomické, grafické a prostorové informace o stavbě byly pro tyto partnery kdykoliv a odkudkoliv přístupné. Digitální model stavby v systému IPOS je již dnes připraven na propojení s grafickým 3D modelem stavby tak, aby se změny v projektu stavby, které jsou zpracovány v CAD systémech, promítaly do digitálního modelu stavby v systému IPOS a stavbaři tak měli stále k dispozici aktuální podklady pro realizaci staveb.

§  Výkazy výměr z 3D modelů

·        Pokud je projektová dokumentace projektantem kompletně zpracovaná ve 3D a jednotlivé prvky projektu mají na sobě vzájemně dohodnuté potřebné informace, pak lze z těchto grafických prvků v systému IPOS vytvořit digitální model, včetně výkazu výměr. Propojením 3D projektu s digitálním modelem stavby se otvírají zcela nové možnosti pro efektivní řízení staveb v celém jejich průběhu výstavby. 

§  Podklady pro rozpočty          

·        Výkaz výměr, získaný propojením 3D modelu s digitálním modelem stavby v systému IPOS, je jednak automaticky podkladem pro zpracování cenové nabídky, ale navíc každou změnu v průběhu výstavby lze okamžitě kontrolovat proti původnímu rozpočtu v nabídce a rychle zpracovávat případné dodatky.

§  3D modely staveb v prostoru

·        Digitální model stavby v systému IPOS, napojený na 3D projekt stavby, získává další rozměr a každou položku rozpočtu stavby lze díky tomu dohledat a zobrazit v prostoru a opačně, každý prvek v 3D modelu stavby lze obráceně velmi jednoduše dohledat v rozpočtu stavby.

§  Sledování průběhu výstavby ve 3D

·        Vzhledem k tomu, že v průběhu výstavby se v digitálním modelu stavby zobrazuje čerpání položek rozpočtu podle zjišťovacích protokolů skutečného provádění na stavbě, lze díky vnitřním vazbám mezi digitálním modelem a 3D modelem stavby sledovat aktuální postup provedených prací nejen v harmonogramu výstavby, ale i ve 3D prostoru.

§  Změny projektů ve 3D

Přímé propojení každého prvku v 3D modelu stavby s digitálním modelem stavby a rozpočtem v systému IPOS umožňuje v případě zpracování jakékoliv projektové změny v 3D modelu zjistit dopad těchto změn do rozpočtu stavby a automaticky vytvořit podklady pro zpracování dodatku k jeho odsouhlasení s investorem.